Dokumen dan Dokumentasi

Pengertian dokumen dan dokumentasi

1. Dokumen
Dokumen adalah segala sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.

2. Dokumentasi
Dokumentasi adalah suatu pekerjaan yang bertugas mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan menjadi dokumen.

Perbedaan dokumen dan dokumentasi

1. Dokumen

• Benda
• Bukan unit kerja
• Pasif
• Isi berupa informasi
• Digunakan sebagai alat bukti atau keterangan

2. Dokumentasi

• Kegiatan
• Unit kerja
• Aktif
• Isi berupa dokumen
• Mengolah dan menyiapkan dokumen

Contoh dokumen dan cara dokumentasinya :
1. Dokumen : Karya ilmiah
Dokumentasi

• Mencari informasi
• Menggambil gambar
• Menyusun
• Menulis
• Mencetak
• Menjilid

2. Dokumen : Mading
Dokumentasi

• Mengumpulkan bahan/informasi
• Menggunting
• Menyusun
• Menempelkan pada karton
• Menempelkan pada dinding

3. Dokumen : Buku harian
Dokumentasi

• Menyiapkan alat tulis
• Menuliskan tanggal
• Menuliskan peristiwa yang terjadi
• Memberikan tanda tangan

Hakikat Administrasi Perkantoran

1. Pengertian kantor dan administrasi perkantoran
Administrasi berasal dari bahasa latin yaitu "ad" dan "ministrate" yang artinya pemberian jasa atau bantuan, dalam bahasa inggris berasal dari kata "administration" yang berarti melayani dengan sebaik-baiknya. Berdasarkan pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa administrasi berarti memberikan pelayanan dengan sebaik-baiknya.
Kantor adalah balai (gedung,rumah,ruang) tempat mengurus pekerjaan, atau dapat disebut juga tempat bekerja.

Pengertian administrasi perkantoran
- Secara umum orang mengartikan administrasi perkantoran sebagai suatu kegiatan yang berkaitan dengan catat-mencatat informasi yang ada secara sistematis untuk disajikan kembali dalam bentuk lain sesuai dengan kebutuhan.
- Dalam arti luas pengertian administrasi perkantoran adalah serangkaian kerja sama yang dilakukan secara sistematis dan terkoordinasi berdasarkan pembagian tugas sesuai struktur organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
- Dalam arti sempit pengertian administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

2. Unsur-unsur administrasi perkantoran

1.  Organisasi
2.  Management
3.  Komunikasi
4.  Kepegawaian
5.  Keuangan
6.  Perbekalan
7.  Ketatausahaan
8.  Hubungan masyarakat

3. Ruang lingkup administrasi perkantoran

1.  Kegiatan kantor

• Perencanaan (planinning)
• Pengorganisasian (organizing)
• Pengarahan (actuating)
• Pengawasan (controlling)

1. Sarana dan fasilitas kerja kantor

• Lokasi
• Peralatan
• Gedung
• Interior
• Mesin-mesin

Surat Niaga

1. Surat Perkenalan
Surat perkenalan adalah surat yang dikirimkan oleh penjual kepada calon pembeli yang berisi tentang perkenalan perushaan dan produk yang dihasilkannya.

2. Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan adalah surat yang dikirim oleh calon pembeli kepada penjual yang berisi tentang permintaan penawaran produk yang dihasilkan oleh perusahaan penjual tersebut.

3. Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat yang dikirim oleh penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran produk yang ia hasilkan, dengan harapan agar pembeli dapat memesan produk tersebut.

4. Surat Pesanan
Surat pesanan adalah surat yang dikirimkan oleh pembeli kepada penjual yang isinya tentang pemesanan produk/barang.

5. Surat Penolakan pesanan
Surat penolakan pesanan adalah surat yang dikirim oleh penjual kepada pembeli yang isinya tentang penolakan pesanan. Penolakan ini terjadi akibat barang yang dipesan sudah habis atau persediaan barang yang tidak cukup.

6. Surat Konfirmasi pesanan
Surat konfirmasi pesanan adalah suarat yang isinya memberitahukan bahwa surat pesanan telah diterima oleh penjual dan mengkonfirmasikan kembali barang yang dipesan.

7. Surat pengiriman barang
Surat ini berisi pemberitahuan  bahwa barang yang dipesan telah dikirimkan.

8. Surat Pengaduan
Surat pengaduan adalah surat yang berisi tentang keluhan si pembeli tentang barang yang telah dikirimkan, hal ini terjadi karena barangnya rusak atau barangnya tidak sesuai dengan barang yang dipesan. biasanya surat ini juga disertai dengan cara penyelesaiannya seperti pemotongan harga, atau mengganti barang yang rusak tersebut.

9. Surat pembayaran
Surat ini berisi tentang pemberitahuan dari pambeli kepada penjual bahwa pembeli telah mengirimkan pembayaran.

10. Surat penagihan
Surat penagihan ini dikirimkan oleh penjual akrena pembeli belum membayar/melunasi kewajibannya. Surat penagihan ini terdiri dari 4 tahap yaitu :
- Surat penagihan pertama
surat ini berisi bahwa penjual hanya mengingatkan karena bisa saja pembeli itu lupa.
- Surat penagihan kedua
surat ini akan dikirimkan penjual apabila surat penagihan pertamanya tidak mendapatkan respon dari penjual dangan melampirkan surat penagihan pertama karena bisa saja surat itu tidak sampai pada pembeli.
- Surat penagihan ketiga
Jika surat sebelumnya tidak mendapat tanggapan juga maka surat ini akan dikirimkan yang isinya penegasan kapan pembeli dapat melunasi hutangnya dengan melampirkan kembali surat penagihan 1,dan 2.
- Surat penagihan keempat
Jika surat ketiga surat penagihan tidak mendapatkan tanggapan maka akan dikirimkan surat penagihan keepat yang isinya menegaskan bahwa permasalahan ini akan diserrahkan pada pengadilan setempat.

Kearsipan kelas X SMK

1. Pengertian Arsip

Secara etimologis Arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu "Archium" yang berarti peti penyimpanan, sedangkan menurut bahasa Latin arsip adalah "felum" yang berarti tali atau benang.

Menurut The Liang Gie arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan menurut sistem tertentu yang mempunyai nilai guna dan jika diperlukan dapat ditemukan secara cepat dan tepat.

2. Syarat-syarat arsip

- kumpulan warkat

- disimpan menurut sistem tertentu

- mempunyai nilai guna

- jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat

3. Sistem kearsipan

- sistem tanggal

- sistem wilayah

- sistem abjad

- sistem masalah

- sistem nomor

4. Asas kearsipan

- asas sentralisasi 

asas sentralisasi adalah asas penanganan arsip yang dilakukan secara tepusat di satu unit khusus yang menanganim arsip.

- asas desentralisasi

asas desentralisasi adalah asas penanganan arsip dengan cara disimpan di bagian-bagian unit suatu organisasi.

- asas gabungan

asas gabungan dadalah asas penanganan kearsipanj dengan menggabungkan asas sentralisasi dan desentralisasi.

Masalah-masalah dalam kearsipan

1. Sistem kearsipan yang kurang sesuai

2. Kehilangan arsip akibat peminjaman yang tidak tertib

3. Alat kearsipan yang kurang memadai

4. Petugas kearsipan yang kurang terlatih

5. Jumlah arsip yang terus bertambah tanpa diimbangi penyusutan arsip

6. Kerusakan arsip yang disebabkan oleh kurang terawat dan yang disebabkan oleh hal-hal yang diluar kemampuan manusia untuk mencegahnya (force majure)

Cara penanganannya

1. Mengganti sistem kearsipan dengan yang lebih sesuai

2. Membuat bon peminjaman arsip

3. Membeli alat kearsipan yang sesuai

4. Menyeleksi pegawai yang akan ditempatkan di bagian kearsipan dan membimbing pegawai yang sudah ditempatkan di bagian kearsipan.

5. Mengadakan penyusutan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna

6. Membersihkan arsip secara teratur.