Secara etimologis Arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu "Archium" yang berarti peti penyimpanan, sedangkan menurut bahasa Latin arsip adalah "felum" yang berarti tali atau benang.
Menurut The Liang Gie arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan menurut sistem tertentu yang mempunyai nilai guna dan jika diperlukan dapat ditemukan secara cepat dan tepat.
2. Syarat-syarat arsip
- kumpulan warkat
- disimpan menurut sistem tertentu
- mempunyai nilai guna
- jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat
3. Sistem kearsipan
- sistem tanggal
- sistem wilayah
- sistem abjad
- sistem masalah
- sistem nomor
4. Asas kearsipan
- asas sentralisasi
asas sentralisasi adalah asas penanganan arsip yang dilakukan secara tepusat di satu unit khusus yang menanganim arsip.
- asas desentralisasi
asas desentralisasi adalah asas penanganan arsip dengan cara disimpan di bagian-bagian unit suatu organisasi.
- asas gabungan
asas gabungan dadalah asas penanganan kearsipanj dengan menggabungkan asas sentralisasi dan desentralisasi.
Masalah-masalah dalam kearsipan
1. Sistem kearsipan yang kurang sesuai
2. Kehilangan arsip akibat peminjaman yang tidak tertib
3. Alat kearsipan yang kurang memadai
4. Petugas kearsipan yang kurang terlatih
5. Jumlah arsip yang terus bertambah tanpa diimbangi penyusutan arsip
6. Kerusakan arsip yang disebabkan oleh kurang terawat dan yang disebabkan oleh hal-hal yang diluar kemampuan manusia untuk mencegahnya (force majure)
Cara penanganannya
1. Mengganti sistem kearsipan dengan yang lebih sesuai
2. Membuat bon peminjaman arsip
3. Membeli alat kearsipan yang sesuai
4. Menyeleksi pegawai yang akan ditempatkan di bagian kearsipan dan membimbing pegawai yang sudah ditempatkan di bagian kearsipan.
5. Mengadakan penyusutan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna
6. Membersihkan arsip secara teratur.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar